Hybrid工作模式是什麼？本文將根據Moxa混合式辦公的經驗，一同探討混合辦公模式的優點與潛在挑戰，並分享企業和員工如何協力合作，在混合工作模式中達到更順暢高效的成果！
在產業快速變化、市場日益競爭的環境中，企業面臨著前所未有的挑戰：如何吸引並留住優秀人才，隨著科技不斷進步、加以過去幾年全球疫情的影響，工作模式也大幅改變，其中「混合辦公」儼然成為適應這個變化的解決方案之一，不僅是企業吸引人才、留住人才的重要途徑，也是企業保持營運韌性、提升競爭力的關鍵要素。
事實上，企業得以維持韌性、發揮競爭力，除了不斷提供創新的產品和服務，更在於打造一個讓企業和員工都能同時擁有靈活與彈性的工作模式與環境。Moxa 人資部主管就強調，混合辦公對 Moxa 而言不僅是一種工作模式，更是 Moxa 以人為本的文化體現。這種文化的塑造不僅吸引人才加入 Moxa，更促進了團隊的凝聚力、強化企業韌性，讓員工能夠在一個互相支持、尊重並且能夠發揮個人潛力的環境中工作，同時讓企業營運能夠即時回應大環境的變化、奠定永續經營的基石。
混合辦公是什麼？認識職場新主流：混合辦公
混合辦公 (Hybrid Working) 字面上指的是融合了傳統辦公室工作和遠距辦公的彈性安排。在這種模式下，員工在特定時間需要到辦公室內工作，但部分時間則可以在家 Work From Home (WFH) 或選擇在其他地方遠距上班。
混合辦公在近年來會成為職場的主流，當然與 COVID-19 疫情的流行息息相關。疫情期間，多數企業為了確保員工的安全和健康，紛紛轉向遠距辦公模式，促成了混合辦公模式的興起；即便疫情已經明顯趨緩，但許多企業經過這一波實際操演，均已注意且發現到混合辦公模式帶來的效益，因此在疫情結束後，不少企業仍持續採用混合辦公作為主要工作模式。混合辦公也從疫情期間的暫時性解決方案，變成企業建立更具彈性、高效工作環境的長期營運策略之一。
混合辦公模式的優勢與挑戰
混合辦公這種工作方式固然有其好處，但實際運作的過程中會涉及到工作環境、員工生產力、企業成本以及團隊合作等多個層面，因此需有更通盤的考量及相關配套措施。以下我們將探討混合辦公模式所帶來的優勢與挑戰，讓大家更能全面地掌握這種新工作型態的特點與其影響。
混合辦公的優勢有哪些？
- 彈性安排工作：混合辦公讓員工更有自主權，得以彈性選擇工作地點和時間，如此一來就能滿足不同員工的需求與習慣。例如，Moxa 有些同仁每週會有特定時間在家中遠距上班，藉此就近照顧孩童或長輩，有些同仁喜歡到咖啡廳工作，在輕鬆氣氛中更為自在，也有人認為可提升專注力。
- 節省通勤時間與成本：遠距工作對員工來說能夠省去通勤的時間與費用，同時減少了趕車、塞車的舟車勞頓，使得員工能夠更有活力地投入工作，企業也更能吸納跨區域的人才。
- 提高生產力與工作滿意度：員工除了固定的公司環境外，也可選擇於更舒適的環境下工作，有助於提高專注度和工作效率，員工在不同的環境中也較能轉換心境、發揮創意，對工作和公司有更高的滿意度。
- 降低辦公室成本：混合辦公讓企業可以減少辦公室的固定座位，進而節省水電、租金和相關設備的維護成本，並將相關營運費用的撙節回饋到員工身上。
- 吸引人才：對於許多求職者而言，混合辦公模式已是重要的考量因素之一，企業如能提供彈性的工作環境和時間，就能吸引更多優質的人才，對企業來說將是一大競爭優勢。
- 工作生活平衡：混合辦公能夠幫助員工更靈活地安排工作時間，有更多彈性處理臨時性的家庭或個人事務，進而減少工作壓力，提高生活品質。例如 Moxa 不同的部門有公約日前往辦公室進行面對面的會議與互動，其餘時間同仁可自行選擇工作地點，達到工作與生活之間的平衡。
混合辦公的挑戰有哪些？
儘管企業與員工都已普遍認知到混合辦公模式的優勢，但也存在一些潛在的挑戰需要克服：
- 溝通的障礙：混合辦公可能會增加溝通上的障礙，因為單純使用電子郵件、聊天室或線上會議來溝通 ，隔著螢幕無法精準看到溝通對象的表情和反應，可能不如面對面溝通直接有效，特別是在協作項目或必須即時討論的情況下，因此需要特別注意資訊的正確性與溝通的有效性，確保團隊運作順暢。
- 技術的挑戰：遠距工作高度依賴線上作業，因此穩定的技術基礎相當重要，例如軟硬體問題、網絡連接不穩定等，這些技術挑戰都可能影響工作效率和流暢性。此外，混合辦公讓員工在不同的地點和設備上進行工作，進而增加資訊洩露或系統入侵的風險，因此企業需要同步加強數據加密、多重認證等資訊安全措施。
- 管理難度提高：遠距工作需要更多的自主性和自律性，對於主管而言管理同仁的難度自然也會更高，必須確保在彈性的同時，不影響工作進度和目標的達成。另一方面，長期遠距工作由於缺乏面對面的交流和互動，可能導致團隊凝聚力下降，因此適當的線下會議與互動交流仍有其必要性。
- 工作、生活界線模糊：遠距辦公突破了固定時間與固定空間的限制，但在家上班也可能讓工作與生活之間的界線變得模糊，導致員工難以有效地分離工作時間和休息時間，有時反倒會影響同仁的生活品質。
混合辦公指南：企業與員工該如何協力實行混合工作模式？
一旦大家對混合辦公的優缺點以及挑戰都有清楚認知，接下來企業應該如何建立混合辦公的友善環境，並與員工一起落實這種新型態的工作模式呢？Moxa 人資部主管建議，企業可從頭檢視整個工作流程的細節，包括建立彈性政策、提供員工適當支援、建立合作文化等。
以 Moxa 為例，透過勞資雙方共同商議公約，在疫情後 Moxa 依舊延續了員工可以選擇部分時間遠距上班的彈性模式，很重要的一點是以勞資間的互相信任為基礎，主管高度信任同仁的自律表現，而同仁也非常珍惜這樣的自由度，更賣力投入工作，創造出一種善的循環，如此不僅沒有延誤工作目標的推進，反而讓整體營運表現更為出色。
以下就讓我們一起來看看企業和員工可以如何著手，以實現混合辦公模式帶來雙贏局面。
企業該如何實行混合工作模式？
- 建立明確的規範：建立清晰、具體的混合工作政策，包含工作時間、溝通方式和期望的工作成果等，並提供相關的培訓，使員工能夠順利適應混合工作模式，包含技術培訓、時間管理、遠端協作技巧等，確保員工了解混合工作模式的規範和要求。
- 提供技術工具與支援：提供員工適當的技術工具以進行遠端工作，例如雲端存儲空間、視訊會議平台像是 Google Meet、Zoom 等，並強化資安保護機制。例如 Moxa就是透過 Microsoft Teams 來讓大家彼此聯繫及參與線上會議，確保同仁能夠有效率地遠程辦公。
- 建立評估機制：員工在遠端工作，對主管的管理無疑是很大的考驗，因此必須建立一套完善的評估機制，來追蹤員工的工作表現和成效。可以由主管與同仁依據工作項目與過往經驗訂好工作目標，並透過定期的進度評估或績效考核，檢視交付任務的完成度。
- 建立合作文化：線上與線下的互動溝通仍有差異，為了強化同仁之間的凝聚力，企業有必要定期舉辦團隊會議、工作坊等，增強員工之間的連結。例如 Ｍoxa 各部門常常會舉辦 Team Building 活動，或是藉由不同的社團、志工服務活動、聚餐等，來促進團隊的合作和員工之間的交流。
員工可以如何適應混合式辦公？
除了企業端的配套措施，員工端也可以透過下列的觀念調整與應用工具，讓混合辦公模式進行得更順利。
- 建立工作時間表：混合辦公模式下的團隊要能協作順暢，工作表不可或缺，建立明確的工作時間表可確保工作時段能夠專心，同時也能擁有充足的休息時間。表格上可明確標註團隊成員「何時何地在辦公室一起工作」、「在螢幕上一起工作」或是「自己工作」，團隊在每週結束時也可安排時間進行回顧和重新評估並調整，以便下週的工作流程更好。
- 以團隊為優先：混合辦公模式的成功要件，是同仁以「團隊合作」為第一優先，積極參與團隊活動、會議和合作項目，將團隊放在優先位置，確保與同事之間的有效溝通和協作。過去幾年來，Moxa 的同仁面對環境與工作模式的改變，一直把團隊放在第一位，即使分散在不同的地點，依然保持密切的溝通與對齊，確保專案與工作目標的達成，完成對自身與他人的承諾。
- 妥善的自我管理：如果要在工作上得到更高的自由度，員工應強化自我管理的能力，包括時間管理、工作優先順序分配等，都要發揮「當責」的力量，在家及遠距工作的同仁更要提高專注力與工作效率，維持在辦公室工作的工作效能與品質，正常工作時間內隨時可聯繫。即便不在辦公室，也應主動分享進度、想法和遇到的問題，確保自己與團隊和主管之間的資訊流暢，同時保持開放心態，不斷學習和調整工作方式，以幫助自己找到最適合的工作節奏和模式。
Hybrid 工作哪裡找？加入 Moxa 開創美好未來
看完以上關於混合辦公的介紹，你心中是否也嚮往這樣的工作模式呢？Moxa 是一家致力於促進同仁工作與生活均衡發展的企業，秉持著「以人為本」的核心精神，因此自 1987 年創立至今，不斷致力於營造一個學習成長、安全健康的工作環境，並提供成長與發展的機會，讓 Moxa 的同仁都能發揮個人的所長，並獲得充足的成就感。
Moxa 的信念是「把員工照顧好，一切自然會水到渠成」，因此在積極培養人才的同時，更以工作、生活與健康均衡發展的理念，協助同仁擁抱美滿人生，激發熱情與潛力，同時也透過多元福利與政策的落實，實踐 Moxa 對「建立一個屬於員工的公司」的承諾。我們因彼此共同的追求而凝聚，也因彼此的優越而共同成長，歡迎大家一同來探索各種全新可能！
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